Deklaracja PIT-36 służy do przygotowania rocznego zestawienia przychodów, kosztów, dochodów wpłaconych zaliczek oraz wskazania w nim przysługujących podatnikowi ulg i odliczeń.
Deklarację wypełnia się wartościami wskazanymi w informacjach PIT-11 lub PIT-R przekazanymi przez płatników oraz dodatkowo wartościami wynagrodzeń i przychodów, które uzyskiwane są bez pośrednictwa płatników.
Podatnicy, którzy rozliczają wyłącznie PIT-11 i PIT-R, swoje wynagrodzenia rozliczać powinni na PIT-37. Jedynie w szczególnych wypadkach złożą wówczas PIT-36 (np. gdy doliczają straty, rozliczają przychody z zagranicy oraz doliczają dochody małoletnich dzieci czy też wykazują podatek minimalny).
Poszczególne pola i części PIT-36 służą wykazaniu właściwych kwot przez podatnika. Wypełnić należy wyłącznie te pola, które są przeznaczone dla podatnika - pozostałe nie muszą być uzupełniane.
Po wypełnieniu kwot przychodów, kosztów, wpłaconych zaliczek oraz odliczeń od dochodu, podatnik musi na ich podstawie wylić podatek do zapłaty, którego wysokość ustala się według skali podatkowej. Wartość przychodów i kosztów z poszczególnych źródeł sumuje się i od tej wartości odlicza ulgi podatkowe, następnie oblicza podatek i kwotę zmniejszającą podatek, a od takiego wyniku odejmuje ulgi i odliczenia odliczane od podatku (np. ulgę na dziecko, abolicyjną).
PIT-36 zmusza też do często do skorzystania z szeregu załączników:
- Załącznik PIT/B do PIT-36
- Załącznik PIT/WZ ulga na złe długi
- Załącznik PIT/O do PIT-36
- Załącznik PIT/M do PIT-36
- Załącznik PIT/ZG do PIT-36
- Załącznik PIT/Z do PIT-36
- Załącznik PIT/2K do PIT-36
- Załącznik PIT/D do PIT-36
- Załącznik PIT/DS do PIT-36
- Załącznik PIT/BR do PIT-36
- Załącznik PIT/TP do PIT-36
- Załącznik PIT/IP do PIT-36
- Załącznik PIT/PM do PIT-36
- Załącznik PIT/NZI do PIT-36
- Załącznik PIT/SE do PIT-36
- Załącznik PIT/MIT do PIT-36
Wypełnieniu PIT-36 za każdym razem towarzyszyć musi złożenie podpisu pod deklaracją. W przypadku przygotowania deklaracji elektronicznie, podpis składany jest poprzez szereg danych autoryzujących podatnika lub poprzez skorzystanie z e-podpisu. W przypadku deklaracji składanej w formie pisemnej podatnik musi pamiętać, by ostatnią stronę deklaracji opatrzyć własnoręcznym podpisem.